Служебная поездка сотрудника всегда предполагает определенные расходы. В большинстве случаев бухгалтерия организации, в которой работает специалист, предоставляет ему определенную денежную сумму, которую он должен потратить в командировке. Следует иметь в виду, что отчетность по служебным поездкам тщательно проверяется налоговыми органами. Это связано с тем, что расходы данного типа не входят в налогооблагаемую базу. Поэтому сотрудникам в рабочей поездке нужно очень ответственно подходить к сохранению всех финансовых документов. Так, поисковый запрос " куплю чек " очень популярен у командировочных работников, забывших взять, например, счет в гостинице при выселении. Какие же документы необходимо предоставить по возвращении из служебной поездки?
При отъезде сотруднику передается командировочное удостоверение. По закону оно теперь не является обязательным, однако в случае возникновения спорных ситуаций с ФНС позволяет компании отстоять свою правоту. В удостоверении сотрудники организации, куда был командирован работник, проставляют даты прибытия и отъезда с печатью и подписью ответственного лица.
Авансовый отчет и подтверждающие документы
Помимо командировочного удостоверения, в бухгалтерию передается авансовый отчет. Он является документом строгой отчетности и заполняется работником по установленной форме. Авансовый отчет о командировке должен содержать список расходов, имевших место в поезке. Каждый пункт необходимо подкреплять финансовым документом, а именно кассовым чеком, счетом, квитанцией и т. д.
К командировочным расходам, как правило, относят оплату проезда (перелета), размещения в гостинице и питания. Расходы на такси или общественный транспорт обычно тоже компенсируются организацией. Соответственно, в командировке сотрудник должен везде брать подтверждающие факт оплаты той или иной услуги или товара документы — билеты на поезд или самолет, счета из гостиниц и ресторанов и др. При поездке на собственном или служебном автомобиле нужно, кроме того, сохранять чеки с заправочных станций. В случае если работник истратил денежные средства, выданные ему для командировки, и не может отчитаться по ним, бухгалтерия обяжет его вернуть всю сумму. В подобных ситуациях многие решают купить чеки для предоставления их вместе с отчетом по расходам.